🌙
↑

FAQ - Migrace na Microsoft 365

Odpovědi na nejčastější otázky při přechodu z Lotus Notes

🔍
📧
Proč přecházíme z Lotus Notes do Microsoft 365(5)
+
Způsob práce se v posledních letech výrazně proměnil – stále víc se opírá o digitální komunikaci, sdílení informací a možnost spolupracovat i na dálku. Abychom dokázali držet krok s tímto vývojem, je potřeba postupně modernizovat i nástroje, které při práci denně používáme. Lotus Notes dlouho spolehlivě zajišťoval e-maily, správu dat i další firemní agendy. Tyto oblasti ale budou na řadu přicházet postupně, proto se nyní zaměřujeme hlavně na poštu a základní aplikace. Přechod na Microsoft 365 je podobný, jako když po letech vyměníte tlačítkový telefon za chytrý – stále zvládnete stejné věci, jen rychleji, přehledněji a s více možnostmi.
Proč ke změně dochází ▼
Rozhodnutí přejít na Microsoft 365 je součástí dlouhodobé modernizace IT systémů. Cílem je sjednotit komunikační a pracovní nástroje, které dnes v různých formách používají zaměstnanci skupiny TŽ–MS, a zjednodušit spolupráci napříč útvary i správu dat a zvýšit bezpečnost.
💡 Tip: Přechod na Microsoft 365 znamená, že všechny vaše e-maily, dokumenty a schůzky budou dostupné z jednoho místa – Outlook, Teams a OneDrive. Díky tomu můžete snadněji spolupracovat s kolegy napříč firmou a pracovat bezpečně odkudkoli, i mimo firemní síť.
Koho se změna týká ▼
Přechod se dotkne všech uživatelů systému Lotus Notes, a to nejen v Třineckých železárnách, ale i ve všech dceřiných společnostech skupiny TŽMS. Celkem jde přibližně o čtyři tisíce uživatelů, kteří mají přidělenu firemní e-mailovou schránku
Jaké budou největší výhody Microsoft 365 ▼
Například neomezený archiv elektronické pošty. Pro pokročilejší uživatele možnost sledování historie verzí dokumentu. Pokud jeden dokument zpracovává více uživatelů, mohou pracovat současně, nemusejí čekat, než kolega svou práci dokončí, nebo v horším případě, zapomene dokument zavřít ve svém PC a odjede na dovolenou
⚠️ Největším benefitem je zvyšování kvalifikace zaměstnanců. Na tento aspekt se rádo zapomíná, ale rozvoj dovednosti zaměstnanců je klíčový pro rozvoj celé společnosti.
Lotus Notes a Microsoft 365 – hlavní rozdíly ▼
Oblast Lotus Notes Microsoft 365
E-mail a kalendář Samostatné aplikace s oddělenou správou. Outlook spojuje poštu, kalendář, úkoly i kontakty v jednom rozhraní.
Sdílení dokumentů Data uložená v databázích nebo na lokálním disku. OneDrive a SharePoint umožňují přístup k souborům odkudkoli a spolupráci v reálném čase.
Týmová komunikace Sametime – základní chat v rámci firmy. Teams – chat, hovory, videokonference i sdílené týmy na jednom místě.
Dostupnost Vyžaduje připojení do vnitřní sítě. Přihlášení přes aplikaci Authenticator, možnost bezpečně pracovat i mimo areál firmy.
Bezpečnost Oddělené heslo a omezená integrace s novými systémy. Jednotné přihlášení, šifrování dat a pravidelné aktualizace.
Rozšíření a podpora Používán hlavně ve firmách, které si systém dlouhodobě spravují samy. Univerzální nástroj s globální podporou. Microsoft 365 využívá více než 3,7 milionu firem.
Budoucí rozvoj Další vývoj systému je nejasný. Neustálý vývoj, pravidelné aktualizace a rozšiřování o nové nástroje a funkce.
Co zůstává stejné ▼
  • Přístup ke starším e-mailům a archivům zůstane zachován.
  • Lotus Notes bude ještě po určitou dobu k dispozici pro čtení starší pošty a práci s databázemi.
  • Převod databází do nového systému proběhne postupně v následujících letech.
  • Dokud neobdržíte konkrétní pokyny, není potřeba podnikat žádné kroky – vše vám bude sděleno včas, krok za krokem.
💡 Chápeme, že začátky mohou být náročné. Proto vás celým procesem provedeme krok za krokem a postaráme se, aby přechod v dlouhodobém měřítku práci zjednodušil, ne ztížil. Děkujeme za trpělivost a spolupráci při této změně.
🔄
Jak bude probíhat přechod na Microsoft 365(4)
+
Přechod (neboli migrace) z Lotus Notes na Microsoft 365 proběhne postupně, aby měl každý dost času se s novým prostředím sžít a aby práce mohla pokračovat bez přerušení, i když se mění technické zázemí. Migrace znamená přesun e-mailů, kalendářů a kontaktů ze stávajícího systému do nového, společně se zavedením nových aplikací – Outlook, Teams, OneDrive a SharePoint. Celý proces je rozdělený do několika fází, které na sebe navazují. V každé z nich budete včas informováni, co přesně se bude dít a co bude potřeba udělat. První fáze začne 3. listopadu 2025 a potrvá do 31. března 2026. Níže najdete, co konkrétně zahrnuje a co můžete očekávat.
1. fáze: Převod e-mailů, úložiště a firemní komunikace ▼
Tato etapa se týká všech zaměstnanců Třineckých železáren i dceřiných společností TŽMS, kteří mají přidělený firemní e-mail. Celkem jde přibližně o čtyři tisíce uživatelů. Co se během této fáze děje technicky:
  • všechny e-maily, kalendáře a kontakty z Lotus Notes se převedou do nového systému Outlook
  • komunikace a chaty ze SameTime se přesunou do Microsoft Teamsc
  • osobní úložiště se nově bude spravovat v OneDrivec
  • společné dokumenty a firemní materiály se uloží do SharePointu
💡 Tyto čtyři aplikace tvoří základní prostředí, ve kterém se bude odehrávat většina běžné práce:
  • Outlook - E-maily, kalendář, úkoly a kontakty na jednom místě.
  • Teams - Rychlá komunikace, videohovory, chaty a schůzky.
  • OneDrive - Osobní úložiště dokumentů s možností přístupu odkudkoli.
  • SharePoint - Sdílení a spolupráce na dokumentech v týmech či útvarech.
Jak bude probíhat přechod pro uživatele
  • 1. Sledujte oznámení Zpočátku stačí pouze vnímat informace, které přicházejí – není potřeba nic dělat ani měnit. Každý zaměstnanec bude mít svůj termín migrace a vše se dozví včas prostřednictvím e-mailu.
  • 2. Příprava dat Po obdržení e-mailu s konkrétním termínem a návodem mohou uživatelé podle pokynů připravit svá data (např. zálohování pošty, kontrola uložených souborů).
  • 3. Převod účtu a první přihlášení V den migrace dojde k přesunu e-mailů a k aktivaci přístupu do nového prostředí Microsoft 365. Uživatelé obdrží potvrzení o dokončení převodu a návod k přihlášení.
  • 4. Seznamování s novým prostředím Po přihlášení se uživatelé mohou postupně začít seznamovat s aplikací Outlook, Teams, OneDrive a SharePoint. V následujících e-mailech budou dostupné odkazy na návody a krátká školení.
2. fáze: Další přesuny (od jara 2026) ▼
Druhá fáze se bude týkat převodu ostatních aplikací a databází z Lotus Notes – například interních agend či schvalovacích systémů. Na její přesný harmonogram a postup budou zaměstnanci včas upozorněni. Zatím tedy není potřeba dělat žádné kroky.
💡 Shrnutí kroků 1. fáze
Krok Co se děje Co dělat
1. Informace o změně Zveřejnění základních informací o přechodu. Zatím nic, jen sledovat interní sdělení.
2. Oznámení termínu migrace Přijde e-mail s přesným datem a návodem. Postupovat podle pokynů.
3. Den migrace Přesun pošty, kalendářů, přístup do Outlooku a dalších aplikací. Přihlásit se dle návodu, zkontrolovat poštu.
4. Po migraci Seznamování s novým prostředím, dostupné školení a návody. Vyzkoušet nové nástroje, obrátit se na Helpdesk při potížích.
Na závěr První fáze přechodu potrvá až do března 2026. Je navržena tak, aby byla postupná a bezpečná – žádné kroky není potřeba dělat předem. Každý dostane jasné instrukce, kdy a co se bude dít. Děkujeme, že sledujete oficiální pokyny a vyčkáváte na svůj termín migrace. Tím, že se řídíte zaslanými informacemi a neobracíte se předčasně na své IT správce, pomáháte celý proces.
👉
Jak budete informováni o migraci vašeho účtu(4)
+
Přechod na Microsoft 365 je rozdělený do několika kroků a každý z nich bude doprovázen konkrétním e-mailem. Nemusíte nic hlídat ani dělat předem – všechny důležité informace dostanete včas a v pořadí, jak bude migrace postupovat.
Očekávejte tyto e-maily ▼
🗓️ Dva týdny před změnou Oznámení vašeho termínu migrace. Zpráva informuje, že se blíží převod vašeho účtu do Microsoft 365, a přináší základní přehled toho, co vás čeká. ❓ Co dělat: Zatím nic – jen si e-mail přečtěte, abyste věděli, co vás čeká.
🗓️ Týden před změnou Návod k přípravě vašich dat v Lotus Notes. Dozvíte se, jak postupovat před převodem – například jak zkontrolovat poštu nebo uložené soubory, které se budou přenášet. ❓ Co dělat: Postupujte podle pokynů v e-mailu a připravte svá data přesně podle návodu. Nevíte si rady? Poraďte se s kolegy z oddělení. Při technických potížích se obraťte na svého IT správce.
🗓️ Dva dny před změnou Připomínka a shrnutí hlavních kroků. E-mail ověří, že máte splněné vše potřebné, a připomene přesný termín převodu. ❓ Co dělat: Zkontrolujte, že máte všechny kroky dokončené a že jste připraveni na migraci.
🗓️ V den migrace Až budou vaše data přenesena do nového prostředí, obdržíte potvrzení dokončení převodu a návod k přihlášení do Microsoft 365. Zpráva vás informuje, že migrace proběhla, a obsahuje přímý návod k prvnímu přihlášení do nového systému. ❓ Co dělat: Řiďte se pokyny v e-mailu a přihlaste se do Microsoft 365.
Po přihlášení do Microsoft 365 ▼
Uvítací e-mail s tipy k nastavení a odkazy na podporu – už v Outlooku. Najdete zde doporučení, jak si přizpůsobit nové prostředí, a užitečné odkazy na návody a pomoc při práci v aplikaci Outlook, Teams, OneDrive a SharePoint. ❓ Co dělat: Seznamte se s novým prostředím a využijte odkazy na návody a podporu. Zkuste rovnou napsat kolegům z Outlooku nebo přes Teamsy.
Fáze komunikace Obsah e-mailu Co dělat
Dva týdny před změnou Oznámení termínu migrace
a základní informace o změně.		 Jen se seznámit s obsahem.
Týden před změnou Návod k přípravě dat
v Lotus Notes.		 Postupovat podle pokynů.
Dva dny před změnou Připomínka a shrnutí kroků. Ověřit, že je vše hotové.
V den migrace Potvrzení převodu
a návod k přihlášení.		 Přihlásit se do Microsoft 365.
Po přihlášení Uvítací e-mail s tipy
a odkazy na podporu.		 Začít se seznamovat s novým prostředím.
💡 Na co si dát pozor
  • • Každý e-mail obsahuje důležité informace – nevynechávejte žádný z nich.
  • • Nevykonávejte žádné kroky předem Každý má svůj termín migrace.
  • • V případě nejasností hledejte informace na info.trz.cz po migraci na poskytnutých odkazech nebo v Helpdesku. Nejrychlejší však může být rada od vedlejšího stolu, proto se nebojte poradit s kolegy z kanceláře.
🆘
Nevím si rady, nefunguje mi to. Co teď?(4)
+
Při přechodu na Microsoft 365 může nastat chvíle, kdy se věci nechovají tak, jak jste zvyklí. Otevřete e-mail a podpis zmizel. Schůzka, kterou jste si naplánovali, se neukáže v kalendáři. Nebo prostě nevíte, kam se ztratila složka, kterou jste včera ještě měli. Zároveň se převádí velké množství dat a účtů, takže se mohou objevit i technické potíže – zpožděný e-mail nebo problém s přihlášením. Tohle všechno jsou běžné situace, které se při integraci nového systému můžou objevit. Na většinu těchto situací už existují návody, vysvětlení a připravené postupy , které vám pomohou vše rychle vyřešit. Stačí vědět, kam se obrátit a v jakém pořadí , abyste neztráceli čas ani nervy, ale aby se nám nezbláznili naši IT správci.
Na koho se obrátit v nouzi ▼
Reset hesla je jednoduchý:
  • Kolega Obrátit se na někoho, kdo už migraci absolvoval nebo je technicky zdatnější.
  • Školící portál (SharePoint) Vyhledat návod, video nebo odpověď v sekci Časté dotazy. (Přístupné až po prvním přihlášení)
  • MS 365 Copilot Použijte funkci Copilot na webu Microsoft. Do vyhledávacího pole napište svůj dotaz a dostanete odpověď s návodem. (Přístupné až po prvním přihlášení)
  • Helpdesk Zadání požadavku, podpora se ozve sama s řešením. (Přístupné až po prvním přihlášení)
  • IT správce Jen pokud systém vůbec nefunguje nebo nejde přihlášení.
Začněte u sebe nebo u kolegy ▼
Zeptejte se kolegy, který už migrací prošel, nebo někoho, kdo je v technologiích o krok napřed. Pokud vám už někdy s něčím na počítači pomohl, je velká šance, že si poradí i teď. Mnoho drobných problémů vyřešíte během pár minut společně.
Podívejte se na Školící portál (SharePoint) ▼
Na Školícím portálu najdete návody, videa a sekci Časté dotazy. Portál je neustále doplňován o nové materiály podle otázek, které se v praxi nejčastěji objevují. Pokud potřebujete pomoc s nastavením podpisu, sdílením dokumentů nebo prvními kroky v Outlooku, nejspíš tam už odpověď je.
Použijte funkci Copilot na webu Microsoft ▼
Copilot je váš osobní asistent v prostředí Microsoft 365 – stačí mu napsat dotaz a on vám poradí nebo vás nasměruje na správný návod. Kde ho najdete: • Na webu www.microsoft365.com – přihlaste se a klikněte na ikonu Copilota v horní liště. • Přímo v aplikacích Word, Excel, Outlook nebo Teams – v pravém horním rohu pod ikonou Copilot. Můžete se zeptat třeba: „Jak vytvořit schůzku v Teams?“ nebo „Jak sdílet dokument z OneDrivu?“ Copilot vám nabídne rychlou odpověď
Helpdesk – vaše oficiální podpora ▼
Pokud se problém nepodaří vyřešit ani s pomocí kolegy, portálu nebo Helfera, obraťte se na Helpdesk. Stačí zadat požadavek přes odkaz v e-mailu, který vám dorazí ihned po prvním přihlášení. Není potřeba nikam volat – po zadání požadavku se vám podpora ozve sama a navrhne další postup.
Kdy kontaktovat IT správce ▼
Na svého IT správce se obracejte až v krajním případě, například pokud:
  • • se nemůžete přihlásit ani po postupu z e-mailu,
  • • máte technickou chybu, kterou nelze vyřešit přes Helpdesk,
  • • nebo systém vůbec nefunguje.
  • U všech ostatních potíží využijte nejdřív kolegy, Helfera nebo Helpdesk. IT tým se během migrace věnuje desítkám požadavků denně – a tento postup pomáhá, aby se dostalo na všechny.
😕

Nebyly nalezeny žádné otázky odpovídající vašemu hledání.